De toolkit
Met deze toolkit willen we handleiding bieden met tips en tricks voor wie samen met zijn/haar vrijwilligers aan de slag wil gaan in het creëren van een (nog meer) inclusieve en diverse vrijwilligerswerking.
Eerst schetsen we een aantal belangrijke aandachtspunten.
Komen tot een diverse en inclusieve vrijwilligerswerking dat doe je immers SAMEN met je groep van vrijwilligers. GEBRUIK DE DIVERSITEIT die er al is in je groep en maak tijd voor het samen formuleren van een GEDRAGEN DOELSTELLING. Aandacht voor de groepssamenstelling, aandacht voor het groepsproces en tijd nemen voor de probleemstellingsfase zijn daarin belangrijk.
Daarna bieden we een handleiding om in cocreatie met je vrijwilligers stappen te zetten naar een meer inclusieve en diverse vrijwilligerswerking. Deze werkwijze brengt je vrijwilligerswerking stap voor stap van uitdaging tot actieplan en biedt reflectievragen die uitdagen om in gedeeld eigenaarschap knelpunten aan te pakken en te kiezen voor een écht inclusie en diverse vrijwilligerswerking.
Aandachtspunten
Eerste aandachtspunt: de groepssamenstelling. Breng de diversiteit die er is in je organisatie binnen.
Om de vrijwilligerswerking onder de loep te nemen, is het aangewezen om een gevarieerde groep mensen samen te brengen die allen een zeg hebben of baat hebben bij de vrijwilligerswerking.
Het is evident dat je de verantwoordelijke voor de vrijwilligerswerking betrekt en een aantal vrijwilligers. Probeer hierbij voor diversiteit in de groep te zorgen! Jonge en oudere vrijwilligers, nieuwe vrijwilligers en vrijwilligers die al langer actief zijn in de organisatie, vrijwilligers van verschillende etnisch-culturele achtergrond, vrijwilligers met een psychische kwetsbaarheid of handicap, enzovoort. Je kan ook een variatie aan medewerkers betrekken, naast de vrijwilligersverantwoordelijke. Maar let erop dat de vrijwilligers zelf voldoende vertegenwoordigd zijn. Je kan er bijvoorbeeld voor kiezen dat evenveel vrijwilligers als medewerkers aanwezig zijn.
Deze mensen zullen mee gaan bepalen mee welke richting de zelfscan uitgaat en welke doelstelling nagestreefd wordt.
Tweede aandachtspunt: draag zorg voor een democratisch groepsproces
In een co-creatieproces is het belangrijk om de verschillende stemmen te horen. Omdat de ene persoon al gemakkelijker zijn mening deelt dan de andere persoon, is het goed om uitdrukkelijk ruimte te voorzien voor ieders inbreng.
In de handleiding voorzien we daarom in elke fase dat elke persoon eerst de tijd neemt om de vraag voor zichzelf te beantwoorden, eventueel in duo, en de eigen inbreng daarna beurtelings met de groep te delen. Het eigen antwoord wordt dan eerst op een kaartje of blad neergeschreven (of getekend) om tijdens het groepsgesprek op tafel te leggen. Na het groepsgesprek krijg je een veelheid aan antwoorden in beeld.
Als er mensen meewerken die het Nederlands of schrijven niet voldoende beheersen, voorzie dan een ondersteuner. Je kan ook kiezen om één persoon aan te stellen om ieders antwoorden te beschrijven.
Derde aandachtspunt: maak tijd voor het formuleren van een gezamenlijk gedragen doel
Als je beslist de werking onder de loep te nemen, heb je meestal wel al een bepaalde uitdaging voor ogen die je wilt aanpakken. Wellicht heb je die vraagstelling al getoetst met een aantal collega’s of vrijwilligers. Wanneer je een gezamenlijk traject aangaat met een groep mensen, is het evenwel altijd belangrijk om vanaf de start van dat traject ruimte te maken voor meerstemmigheid. Voor de co-creatie van de vrijwilligerswerking met oog op inclusie, stellen we daarom voorop om eerst de initiële vraagstelling te herbekijken vanuit de variatie van ervaringen van mensen die mee de vrijwilligerswerking willen aanpakken.
Handleiding cocreatiesessies
Deze handleiding biedt houvast voor wie zelf actief met een vrijwilligersgroep aan de slag wil gaan.
Ga naar de handleiding van de co-creatiesessies. Neem de werkwijze door, alvorens je beslist echt van start te gaan.
Om te zorgen dat de vrijwilligers (en de andere groepsleden) van uitdaging tot actieplan intensief mee eigenaar kunnen zijn van het veranderingsproces, wordt in stappen gewerkt. Deze handleiding bestaat uit vier fasen: Je merken dat de cocreatiesessies met gefaseerd verlopen:
- Samen een groepsuitdaging formuleren
- Uitdaging evalueren vanuit de bril van eigenaarschap
- Gezamenlijke doelstelling formuleren
- Een actieplan maken
Na de vierde fase volgen in principe nog een implementatiefase en een evaluatie en bijsturing. Deze worden hier niet opgenomen.
1. Groepsuitdaging
- De organisator van de samenkomst, licht toe welke uitdaging hij/zij ervaart als reden om de groep samen te brengen. Geef meteen aan dat dit een voorlopig vertrekpunt is om de groep te laten starten. De bedoeling is immers om die uitdaging te herbekijken en door te spreken tot een groepsuitdaging.
- Maak kennis met elkaar. Wie is er aanwezig, wat is de relatie met de organisatie en hoe kijkt deze persoon naar de bijeenkomst, wat vindt elk van de deelnemers ervan om rond de vernoemde uitdaging te werken?
- Laten we eens kijken naar positieve ervaringen hierrond. Wat is ieders rol in dat succesverhaal? Hoe heeft elke deelnemer hieraan al eens bijgedragen? Vraag hier naar concrete voorbeelden.
- Wat helpt om die ondersteunende rol op te nemen?
- Op basis van de ervaringen van de deelnemers formuleren jullie nu de uitdagingen die aan bod zijn gekomen.
- Nadien volgt een stemming om 1 uitdaging te selecteren.
Jullie hebben nu een overzicht van ervaringen gedeeld met elkaar. Probeer een uitdaging te creëren waaraan jullie samen als groep willen werken. Als je niet tot een consensus komt, kan een stemming een uitweg bieden.
2. Uitdaging herbekijken vanuit de bril van eigenaarschap
In de tweede stap evalueren we de vrijwilligerswerking vanuit de blik van de vrijwilliger, de vrijwilligersondersteuner en de organisatie, met de bril van eigenaarschap. We noemen dit een zelfscan.
Dit doen we om met nieuwe ervaringen en inzichten naar de uitdaging en vrijwilligerswerking te kijken.
Om de evaluatie mogelijk te maken, moet iedereen eerst weten wat eigenaarschap inhoudt. Bespreek daarom de uitleg over eigenaarschap. Die vind je hier.
Na de uitleg, kiest elke deelnemer (of duo) vragen uit bijgevoegde lijst. Elke persoon of duo schrijft zijn/haar antwoord neer en deel die met de groep. Verzamel de antwoorden van de hele groep op één plaats.
3. Gezamenlijke doelstelling
Na het beantwoorden van de zelfscan-vragen; probeer een antwoord te formuleren voor de uitdaging van de organisatie.
Maak de groepsuitdaging zichtbaar voor iedereen: bijv. Schrijf het op een bord of groot blad zodat iedereen het lezen kan, of bespreek de uitdaging nog eens in de groep.
Bespreek dan: wat leren jullie uit de evaluatie-vragen over eigenaarschap om de uitdaging te beantwoorden?
4. Actieplan opmaken
Jullie zetten al drie grote stappen: jullie formuleerden een groepsuitdaging, en evalueerden de vrijwilligerswerking vanuit de blik van eigenaarschap. Jullie formuleerden ook een antwoord op de uitdaging vanuit nieuwe inzichten. Dit antwoord kan worden gezien als jullie doel als het gaat om vrijwilligerswerking en eigenaarschap.
Nu zijn we aan de vierde fase: het doel in actie omzetten! Jullie werken dit uit in verschillende stappen.
1.
Acties om vanuit eigenaarschap de vrijwilligerswerking te versterken.
We verzamelden verschillende acties om aan eigenaarschap te werken, en die de organisatie kan ondernemen om toe te werken naar het door jullie omschreven doel. Je zal zien dat de acties zijn verdeeld in acties op niveau van de organisatie, op niveau van de vrijwilligersgroep en op niveau van elke individuele relatie tussen ondersteuner en vrijwilliger.
Kies 2 acties die jij (of jouw duo) zelf zinvol vindt voor jullie doelstelling. Het maakt niet uit op welk niveau je de acties kiest. Kies iets dat je zinvol vindt.
Hoe pak je dit aan? Lees alle acties eerst goed door.
Noteer:
- Waarom je de 2 acties relevant vindt voor jullie doel.
- Hoe je deze acties concreet kan maken in jullie vrijwilligerswerking.
Deel jouw acties in de groep. Als iedereen zijn acties op tafel legt, krijg je een mooi overzicht.
Je kan de bijhorende documenten downloaden:
2.
Actieplanning
We zijn aan de slag gegaan met de voorgestelde acties en maakten een keuze. We hebben nu een mooi overzicht van welke acties we kunnen nemen. Nu is het tijd om concreet te maken hoe we dit zullen aanpakken.
- Bespreek welke acties gemakkelijk te realiseren zijn en welke moeilijker.
- Bespreek wie/hoe jullie de gemakkelijke acties gaan waarmaken.
- Bepaal een werkgroep of trekkers om de andere doelstellingen en acties uit te werken.
3.
Neem iedereen mee in je actie
Elke deelnemer geeft een overtuigend argument voor de doelstelling en actie die hij/zij het belangrijk vindt. Maak dan gezamenlijk een overtuigende pitch. Wie moeten we zeker overtuigen? Hoe kan je het bestuur van de organisatie of andere medewerkers overtuigen om werk te maken van de acties?
Disclaimer
Niets van de gegevens verzameld via deze website wordt doorgegeven aan derden. We volgen het privacy- en cookiebeleid van UCLL.